A dokumentációt az építőipari kivitelezési munkálatok megkezdésétől, egészen azok befejezéséig vezetni kell. Az építési napló időrendi sorrendben tartalmazza a szerződés szerint a tevékenységek, illetve a szerelési folyamatok adatait.

Manapság már a szabályok szerint elektronikusan kell vezetni, viszont a 2014 január 1. előtt megkezdett munkák esetében a rögzítési folyamat papíron is történhet. Az iromány megnyitását, vagyis készenlétbe helyezését mindig az építtetőnek kell elvégeznie. Az építési napló a kivitelezési tevékenységek résztvevői közötti kommunikációra is szolgál, hiszen bejegyzésekkel értesítik egymást a lényeges cselekményekről. A dokumentációt mindenképpen hozzáférhető és biztonságos módon kell tárolni a munkaterületen. A kivitelezés helyszínéről semmi esetre, még ideiglenesen sem lehet elvinni.

Ez alól kivétel a hatósági vagy a bírósági vizsgálat. Az építési napló megőrzéséről az adott épület átadása után is gondoskodni kell, minimum 10 éven keresztül. Ha megfelelően jár el, akkor a munkálatok kivitelezésekor nem lesz probléma.